Cómo elegir las herramientas tecnológicas para trabajar remoto

En esta pandemia la explosión de aplicaciones y de software de todo tipo esta a la orden del día. Lo que es muy bueno para que uno pueda “elegir”. Sin embargo, esa cantidad de programas y soluciones que se ofrecen terminan generando más interrogantes porque al haber tantas en el mercado, entonces ¿cuál elegir?

Me han consultado mucho en este último tiempo, sobre qué herramienta recomiendo y en el asesoramiento siempre reviso diversas variables, ya que no todas las aplicaciones son para todos, y no porque estén de moda significa que sean las mejores para todas las organizaciones.

Las claves para elegir las herramientas

A nivel de trabajo remoto hay que tener en cuenta varios aspectos, les comparto algunas claves útiles para revisar soluciones.

• La usabilidad, es un factor que debe tenerse siempre en cuenta ya que, si no pensamos en el usuario final, es decir en quién la usará y para qué se usará la aplicación estamos empezando mal. La velocidad de carga, que la solución tenga una interfaz “amigable con el usuario”, que sea intuitiva y clara son aspectos que deben analizarse para facilitar la interacción remota, ya que esta es eminentemente digital.

Las herramientas tecnológicas son importantes, siempre que cumplan con la función para que la que fueron elegidas, y siempre que las personas las utilicen eficientemente.

• Por eso, para una experiencia de usuario remota satisfactoria -antes de elegir una aplicación- el foco para su selección debe estar en el equipo de trabajo, en el tipo de tareas que realizan, en entender cómo se realiza esa tarea, qué necesidades tiene el equipo y en cuál es el tipo de interacción que poseen.
• Es imprescindible sumar al líder y equipo para revisar alternativas. Sugiero probar alguna versión de prueba en un equipo pequeño para que puedan realmente analizar las funcionalidades.
• No duplicar herramientas, hay varias que cumplen la misma función. Por ejemplo, algunas incorporan el vídeo y sirven para conferencias y otras se enfocan sólo en dar el servicio de videoconferencias.
• Entonces es clave analizar muy bien qué funcionalidades tiene cada herramienta para realmente “aprovechar el potencial” que nos brinda la misma y no desperdiciar las utilidades de la misma.
• Integración, es importante chequear si la herramienta tiene la posibilidad de integrarse con otras que sean interesantes utilizar a futuro, o con herramientas que ya se tengan en uso en la empresa.
• Sobre todo, en el caso de empresas pequeñas -algo que siempre recomiendo- es que empiecen con lo que tienen, ya que muchas compañías tienen herramientas subutilizadas y desperdician las funcionalidades, y lo que es peor, no tienen en consideración las aplicaciones que los colaboradores ya conocen. En épocas de crisis es especialmente importante sacarles el mayor beneficio a estas soluciones.

Herramientas gratuitas y consideraciones esenciales

Hay que tener en cuenta, que muchas de las aplicaciones que ahora se ofrecen gratis, lo son por un plazo determinado de tiempo. Esta es una oportunidad para revisar la solución que luego se podrá contratar.

• Pensar que todas las herramientas siempre serán free es un error, por lo cual contemplarlo es importante. Dado que, si se invierte tiempo en capacitar a los colaboradores en una herramienta que luego no se podrá pagar, esto no solo hará perder tiempo y productividad a la organización, sino que generará frustración en quienes se han tomado el esfuerzo de aprenderla.

MENOS, ES MÁS. Con pocas herramientas se puede trabajar bien, si estas cumplen con las funcionalidades que necesita el equipo. Por eso, siempre involucre a quienes realizan las tareas para analizar la aplicación.

• Sume a especialistas de tecnología para que analicen además cuestiones como la estabilidad de la herramienta y temas técnicos que suelen escaparse al usuario final.
• Verifique qué tipo de soporte tienen. He implementado soluciones de recursos humanos y -por experiencia- he comprobado en todas las ocasiones que el servicio de soporte se utiliza bastante, sobre todo en el inicio. Siempre es bueno saber que, si se tiene una inquietud o un problema habrá alguien dando respuesta del otro lado en forma razonable, así que revíselo.
• Antigüedad en el mercado, si uno va a invertir en una herramienta en una empresa, recomiendo indagar en la solidez para poder tener algún tipo de “respaldo”. Si bien nada es seguro en este mundo, tratar de seleccionar un proveedor que pueda ofrecer la herramienta a largo plazo, es un factor a ponderar en la elección.
• Evalué los contratos, revise las cláusulas, qué ofrecen, tipo de licencias, a qué se comprometen, costos y su actualización.

¿Y las herramientas gratuitas?

Son, como mencioné una excelente oportunidad para probar cómo funcionan las soluciones, y a nivel personal son muy utilizarlas por la mayoría de las personas, y de hecho soy férrea usuaria a nivel individual de ellas.

Pero, cuando se escala su utilización a una empresa, si se quiere integrar la herramienta con los equipos, si se la quiere utilizar de forma profesional, si se quiere tener un buen soporte, seguridad y respaldo, recomiendo para ello analizar la versión de pago.

Siempre digo, que es parte del costo de tener una empresa el invertir en tecnología, al igual que capacitar al personal, pagar alquileres, salarios, etc.

La elección de la herramienta es una decisión organizacional, que se toma en conjunto, involucrando siempre a quienes van a utilizarla.

Finalmente, lo más importante, es que la tecnología sea realmente aprovechada por las personas, ya que las TIC son efectivas si se usan con todo su potencial. Hoy más que nunca son un medio esencial para trabajar en remoto con agilidad.

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