¿Qué es el hot desking y cuáles son sus características para organizar el trabajo flexible?

El trabajo remoto se combina con diversas prácticas, una de ellas es el hot desking, es por eso que esta forma de organizar el trabajo continua expandiéndose en diversas empresas.

El hot desking es un sistema en el cual las personas van utilizando aleatoriamente un espacio de trabajo a medida que lo necesitan. En donde se combinan diferentes tipos de horarios y se comparte el espacio con personas de otras áreas. 

Esta práctica normalmente se alterna con el trabajo a distancia.

Como muchas prácticas que hoy están a la orden del día, el hot desking no surgió ahora. Se remonta a la década de los 80 y desde hace un poco más de 40 años esta práctica ya era utilizada por las organizaciones, 

Hoy la digitalización y el avance del trabajo remoto y colaborativo han impulsado aún más estas prácticas. 

El hot desking además genera ahorro de costes. Se estima que en muchísimas organizaciones no se utilizan todos los puestos de trabajo, ya que los colaboradores o tienen reuniones con clientes, o faltan por diversos motivos o tienen reuniones afuera, etc.

Optimizando el espacio de trabajo

Por lo que, en muchas organizaciones diariamente existen puestos de trabajo ociosos e improductivos que esta práctica optimiza.

En el hot desking cada día los colaboradores se ubican en un espacio o también llamadas “estaciones de trabajo” que se encuentren disponibles, y al terminar su jornada guardan los elementos de trabajo o notebook en un armario.

Cada jornada las personas repiten este procedimiento para ubicarse en el puesto que ese día hayan decidido ocupar. El cual varía debido a que es aleatorio ya que su disponibilidad depende del lugar que otras personas estén ocupando en ese momento. 

El espacio de trabajo normalmente es del tipo open space, es decir, es un lugar amplio para ubicarse según las preferencias de las personas. 

En este tipo de espacios hay mayor interacción entre otras áreas, entre líderes y colaboradores porque al ser zonas abiertas se fomenta el espíritu colaborativo.

Implementación del hot desking

Implementar esta práctica de cero requiere planificación, entrenamiento y entendimiento de la cultura empresarial. 

Las personas que nunca utilizaron el hot desk, si de un día a otro pasan a no tener ningún espacio propio se verán afectadas. 

Es normal, somos seres de hábitos y durante toda la vida la mayoría de las personas han trabajado en espacios propios, donde tenían el cuadro de su familia, su silla favorita, el monitor a la altura perfecta y en donde las personas  se sentían tranquilas y cómodas porque les resultaba familiar su lugar de trabajo. 

Esa certeza de lo conocido desaparece con los espacios open spaces. En contrapartida, claramente se generan otros beneficios.

Sin embargo, y como menciono regularmente, en las organizaciones no hay que adoptar modas. 

Las prácticas deben implementarse con criterio y teniendo en cuenta el impacto y sobre todo acompañando a las personas en este proceso de cambio.

Las personas tienen, hoy todavía, muy arraigada esta cultura de la posesión, Si bien Las nuevas generaciones están más abiertas a lo nuevo y son más despojadas del espacio propio. Hay de todo y no solo solo es generacional, tiene que ver con los intereses y personalidad de cada uno. Esto lo menciono para tenerlo presente ya que hay muchos matices.

En el caso de grandes organizaciones, una práctica que se utiliza es delimitar un área para que los equipos puedan trabajar juntos entre compañeros cuando se encuentran face to face en la oficina.

Pero esto depende de la organización. Por ejemplo,  es una modalidad que aplica muy bien en empresas donde sus colaboradores tienen diferentes horarios, están continuamente visitando clientes o poseen algunos días la modalidad de trabajo a distancia y otros concurren a la oficina.

En estos casos los colaboradores valoran mucho este tipo de prácticas porque les permiten tener flexibilidad a la hora de ir o no a la oficina y de elegir el espacio de trabajo cuando lo necesitan. 

¿El hot desking es para todos?

Si bien será cada vez más común adoptar estas modalidades, es importante considerar que podrán existir personas que no se sientan cómodas con este estilo de trabajo. Ya que muchos se sienten más a gusto en un lugar donde puedan tener su propio espacio.

Asimismo, las oficinas abiertas también provocan que haya mayor interferencia y ruidos que afectan a muchas personas que necesitan concentrarse y estar en espacios silenciosos. Esto sucede, aunque haya reglas de etiqueta.

Existen muchos formatos, mesas que pueden trasladarse de un lugar a otro, una mesa única para grupos, sectores por proyecto, entre otros. y cuestiones que pueden pensarse para el bienestar y productividad de las personas. 

¿Cuál es la solución para esto? 

Aquí mi recomendación es el balance. No se trata de todo o nada. Hay ventajas y desventajas como todo lo que se implementa en las organizaciones.

• Las ventajas son la flexibilidad, el ahorro de costos de oficina, el poder trabajar colaborativamente, se fomenta el conocer a personas de otras áreas y así como una mayor creatividad. 
• Mejora el orden en la oficina. Esto es así ya que las personas deben guardar los elementos de trabajo al terminar su jornada. Por ende, se promueve un mayor orden lo cual también mejora la productividad.
• Además, estas prácticas son muy valoradas por el talento calificado y las nuevas generaciones ya que lo combinan muy bien con el trabajo remoto. 
• Las desventajas tienen que ver con la desconcentración por el ruido al ser un espacio abierto de trabajo y en estos casos una menor productividad por ello en quienes se ven afectados. También impacta de forma negativa en algunas personas por la falta de pertenencia al no tener un espacio propio asignado y por la falta o sensación de falta de privacidad. 

Si bien las ventajas superan en términos generales a las desventajas. La clave es analizar el diseño de los diferentes espacios para que las personas tengan lugares para interactuar y fomentar la creatividad, espacios para tener reuniones y otros más reservados para hacer llamadas. Destinando otro lugar para actividades más ruidosas y otros espacios para descansar.

Asimismo, es clave sumar a las personas para que puedan cocrear estos espacios. No podemos colocar sillones y sofás en todos lados. Debe haber un balance entre la comodidad, la energía que proyecte el lugar con los colores, luz, etc. y la necesidad operativa para que pueda ser funcional a los colaboradores en su trabajo diario.

Esto requiere obviamente de planeación, estrategia y de expertos que acompañen este cambio. 

El equilibrio 

Aun así, este sistema beneficia a las organizaciones ya que reduce el espacio de alquiler de oficinas y combinado con el trabajo remoto es una excelente alternativa para la gestión del talento en la era digital. 

Siempre se sacrifica alguna forma de hacer tradicional al implementar nuevas formas de trabajo y en el hot deck se gana en mayor autonomía. Por otro lado, algunas personas lo sienten más impersonal al no contar con su taza de café y el cuadro de sus hijos o familia en el escritorio. 

Todo tiene que tener un equilibrio, un balance y una excelente gestión comunicacional y acompañamiento para el cambio cultural.

Porque es un cambio en las formas de trabajar y no debe hacerse porque está de moda o porque la competencia lo hace sin un trabajo previo. Esto es muy negativo y es lo que causa malestar y perjudica la productividad de las personas.

¿Cómo se gestiona el hot desking?

Lo más recomendable es contratar un software online que permita, de forma dinámica, la reserva de salas para reuniones, o calls y que puedan allí administrarse los espacios de trabajo. 

Se debe entender que la tecnología debe aportar practicidad y ayudar a que todos puedan sentirse parte de estos espacios dinámicos. 

Las organizaciones también pueden optar por ofrecer espacios de coworking a sus colaboradores. Estos lugares open spaces tienen una función similar a la de la oficina con hot desking. Aunque aquí existe interacción con personas de otras empresas.

Esta es una opción cada vez más utilizada debido a la reducción de costes y a que los colaboradores se sienten a gusto en estos espacios con otros coworkers.

Estos esquemas de trabajo bien utilizados, gestionados y acompañados del cambio cultural necesario promueven el bienestar, la productividad y el compromiso de los colaboradores.

Requiere del trabajo de las áreas de recursos humanos, de las áreas de tecnología y de un liderazgo entrenado para facilitar que esta forma de trabajo sea correctamente implementada en su día a día por todos. 

Recapitulando

Como vimos el hot desking es una oportunidad en términos de autonomía para las personas, de flexibilidad y combinación con esquemas de trabajo a distancia.

Comenzar a gestionar en las empresas estas prácticas sin dudas dará una ventaja competitiva a las organizaciones. Por que, como vimos, tiene más ventajas que desventajas y todo depende de la implementación y de la estrategia que se utilice.

Repasamos algunos de los puntos  que hemos visto

• El hot desking es una práctica en la cual los colaboradores utilizan de forma aleatoria las estaciones de trabajo.
• Se comparte espacio con otros compañeros de otras áreas y se combinan en diferentes horarios.
• Fomenta el trabajo colaborativo y la creatividad en la organización.
• Mejora la productividad y el bienestar cuando es bien implementado.
• Es muy valorado por el talento debido a la flexibilidad y la combinación con el trabajo remoto.
• Se debe ayudar a las personas en el proceso de cambio cuando se implementan estas prácticas en las empresas.
• Reduce el coste por alquiler de oficinas.
• Requiere de la implementación de sistemas para la reserva de salas y gestión productiva de los lugares de trabajo.
• El balance en el diseño es clave para tener una organización que funcione de forma eficiente y con buen clima de trabajo.  
• Requiere de una gestión profesional y unificada de las áreas de recursos humanos, tecnología y de su liderazgo para que las personas puedan aprovechar todo el potencial de estas prácticas. 

Implementar esta forma de organizar el trabajo es clave para desarrollar una fuerza de trabajo flexible y comprometida en la era digital.

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