¿Qué es la agilidad y cómo impacta en los equipos remotos?

Trabajar a distancia con agilidad es una fortaleza para promover equipos colaborativos. 
By GABRIELA ORMEÑO GUZMÁN

By GABRIELA ORMEÑO GUZMÁN

¿Qué es la agilidad y cómo impacta en los equipos remotos?

La gestión de organizaciones con esquemas de trabajo distribuido requiere lograr una mentalidad ágil a través de un liderazgo con foco en las personas y en sus interacciones en entornos remotos. 

La agilidad pasa a ser un pilar estratégico para la profesionalización de las prácticas a distancia en las empresas en la era digital.

¿Qué significa agilidad?

La agilidad es un concepto que hoy está literalmente de moda, pero que a la vez es clave entenderlo para aplicarlo en plena transformación digital. Y cuando esto ocurre se vuelve necesario conversar para entender su significado y aplicación concreta en las empresas.  Aquí lo vamos a enfocar a nivel de las personas y cómo impacta en el trabajo remoto en las empresas. 

La agilidad es una forma de pensar, es la capacidad de adaptación a los cambios del entorno. Se trabaja a través de la mejora continua y la entrega de valor incremental. Por ende, es una filosofía de gestión empresarial que busca responder de forma oportuna a los cambios del medio ambiente a través de la adaptación continua. 

Lo cual es diferente de los marcos de trabajo. que son prácticas de trabajo, como por ejemplo Scrum o Kanban, por mencionar las más conocidas en este momento. Si bien estos marcos de trabajo necesitan de la mentalidad ágil para ser llevadas adelante no son lo mismo. 

Antecedentes

En el año 2001 se divulgó el manifiesto ágil creado por un grupo de desarrolladores de software en el año 2001 cuyo foco se centraba en trabajar de forma flexible para adaptarse al entorno.

 Los principios de este manifiesto son:

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
  • Software de trabajo sobre documentación completa
  • Colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato
  • Responder al cambio sobre seguir un plan

Estos principios fueron rápidamente expandiéndose y adoptándose en el mundo del software porque eran sumamente funcionales para este tipo de industria y generaban una mayor competitividad al entregar valor de forma más ágil, centrándose en el cliente.

Sin embargo, la agilidad tiene un origen anterior que se remonta a la filosofía de gestión Lean. Es decir, que tiene elementos que nacen de la filosofía Lean en los años 1950. 

La cual fue implementada de forma exitosa a través del sistema Lean manufacturing por la empresa Toyota en Japón. 

Entonces, agile fue construida con bases que son parte de la filosofía Lean, así como muchas otras prácticas que luego han surgido han construido sus bases sobre lean y agile. Es por eso que todas tienen grandes similitudes, así como diferencias.

Mejora, siempre

Lo que resulta relevante en su historia es tener en cuenta que la gestión basada en la mejora continua, la eficiencia y la entrega de valor incremental tiene sus inicios en los años 50. Luego han surgido otras corrientes y adaptaciones, algunas enfocándose más en el proceso y otras luego más en las personas.

Lean y Agile tienen en común la entrega de valor, el desarrollo de producto de forma iterativa, se basan en la mejora continua. Colocan en el centro a las personas para que colaborativamente mejoren el trabajo. Ambas ponen el foco en el cliente final y en darle el mayor valor posible. 

Si bien Lean se centra más en eliminar desperdicios y en entregar valor con la mejor calidad al cliente, mejorando los tiempos. Esta se enfoca más en el proceso, es decir en hacer más con menos en este flujo de trabajo.

Apunta a mejorar la eficiencia y la calidad. También se centra en la demanda para entregar los productos y les brinda a los colaboradores la responsabilidad por definir la metodología de trabajo con foco en la mejora continua. Trabajando en equipos para mejorar la eficiencia en el proceso de trabajo. 

Por otro lado, Agile se centra en el software, es decir en un producto que está funcionando. Por eso se nutre de la retroalimentación constante con el cliente desde el inicio y va mejorando de esta manera sus software o producto. A la vez que los equipos trabajan de forma multidisciplinar y colaborativamente, aprendiendo constantemente en forma iterativa. 

Ambos se pueden utilizar de forma complementaria, dependiendo del tipo de contexto convendrá más uno que otro.

Muchos movimientos separan la agilidad como mentalidad de agile que es nacida del mundo del software. No obstante, ambas buscan la adaptabilidad en forma dinámica e incremental. 

Por lo cual, es importante ver la agilidad y su historia y tomar lo que sea útil en nuestras organizaciones en la era digital. Siempre con una visión crítica para las empresas que quieran implementarlo y que no provienen del mundo software o que desean implementarlo en otras áreas que no son de desarrollo.

Agilidad para entornos cambiantes y diversos

Como concepto de gestión es sumamente útil operar en con la mentalidad ágil. Dado que, permite operar en entornos inciertos de forma adaptativa y para la gestión de equipos distribuidos es especialmente importante porque potencia el trabajo multicultural entre diversas áreas, así como el trabajo colaborativo. Todo ello dado que, el foco se encuentra en las relaciones que se establecen entre las personas para mejorar los productos y servicios. 

La agilidad como filosofía ayuda a que una empresa culturalmente adopte nuevas prácticas con una forma de hacer que también es acorde a las nuevas generaciones que privilegian el foco en el lado más humano y de empoderamiento que traen aparejadas estas prácticas.

Lo cual también se vuelve clave para el trabajo a distancia donde las personas tienen mayor poder para decidir cómo hacer su trabajo. 

Sin receta única 

No es la única manera de llegar. Quienes se preguntan si se puede ser ágil sin el manifiesto agile. Para ellos mi respuesta es que sí se puede, claro. 

Han existido empresas ágiles mucho antes del manifiesto. Ya que es una forma de pensar y de adaptarse al entorno que muchas organizaciones llevaron adelante a su manera en sus negocios.

Ahora nos encontramos en un contexto de plena inestabilidad y cambios constantes tanto sociales, como económicos y tecnológicos, donde se han expandido estas prácticas porque son necesarias para evolucionar.

Ninguna metodología es perfecta ni cubre todas las necesidades organizacionales.

Se deben adaptar y complementar con otras siempre.

Y esto ocurre porque las empresas son entornos vivos y complejos. 

Pero sin dudas aportan mucho valor y varias de sus prácticas son acordes con el trabajo remoto.  

Los conceptos del manifiesto agile acompañaron el desarrollo del software, y tuvieron mucho éxito ya que un programa informático va evolucionado de forma constante y debe materializarse lo más rápido posible para que no se demore su puesta en producción, por lo menos en la mayoría de las veces.

Para aplicarlo en empresas que son de otro rubro e industria o inclusive en otras áreas que no son de desarrollo/sistemas, lo que debe primar es el cuidado de las personas y un liderazgo entrenado para impulsar la mejor versión de ellas.

La cultura es clave

Es decir que, para aplicar la filosofía de la agilidad se debe contar con una cultura que tenga como valor principal el foco en la entrega de valor al cliente, que tenga políticas enfocadas en los colaboradores. Debe ser una organización que ponga en el centro del negocio a las personas, que fomente espacios colaborativos, que tenga un liderazgo empático y que sea facilitador de procesos. 

Un lugar donde se permita el error como parte del aprendizaje continuo, entre otras prácticas alineadas para apoyar esta filosofía. 

Esto es clave porque si no se logrará todo lo contrario cuando no se trabaja la evolución de la cultura en la organización. 

Además, contar con ambientes seguros para poder operar, dejar que las personas puedan aprender y centrarse en generar valor en forma permanente debe ser parte de la cultura en una empresa que quiera transformarse en ágil.

En el trabajo remoto esto es clave, ya que la confianza en el colaborador es uno de los valores fundamentales y la mentalidad ágil empodera a las personas para que sean proactivas y tomen responsabilidad por su trabajo con mayor autonomía. 

El mundo abraza la agilidad en el siglo XXI

La agilidad, ya no es exclusiva de la industria del software y es clave que las empresas de otros ecosistemas comprendan esta mentalidad para adaptarse a los entornos volátiles, inciertos y ambiguos, además de impulsar aún más el trabajo flexible. 

Hoy la agilidad es funcional a la era digital, a la evolución social y cultural que tenemos, a la digitalización, al recambio generacional.

Y así como en otras épocas el modelo operacional en cascada fue funcional a los entornos más estables en donde se podía planificar el desarrollo de un producto o servicio y llevarlo al mercado según los pasos analizados y requisitos. También fue útil en una época en donde las aspiraciones de las personas pasaban por tener un trabajo para toda la vida, en donde no había globalización ni digitalización y los patrones de consumo eran más predictivos. 

Sabemos que hoy operar de esta forma tradicional es obsoleto en la mayoría de las industrias, y digo en la mayoría porque este modelo en cascada no murió. 

A pesar de lo que muchos creen cientos de miles de empresas operan de esta forma y trabajan en silos y claro, tienen muchísimas dificultades para atraer talento, para competir. 

Los cambios nunca han sido fáciles por eso el tiempo nos dará luz sobre qué empresas han sobrevivido a la digitalización y todos estos cambios de los que hemos hablado.

Ventaja competitiva para equipos ágiles y remotos

La mayor ventaja sin dudas las tendrán las empresas ágiles y adaptativas. 

No se trata de eliminar por completo la metodología tradicional, se trata de ir evolucionando para acompañar el cambio, que es parte de la supervivencia empresarial.

Ahora bien, cómo impacta en los equipos remotos este concepto de agilidad.

En el trabajo a distancia la agilidad permite que los equipos trabajen con mayor flexibilidad y una colaboración más dinámica centrada en el aprendizaje permanente y mejora continua. 

Es un elemento clave para que una empresa se convierta en “remote friendly”, cuando algunas personas pasan unos días presencial y otros en remoto trabajando o también para que las organizaciones se transformen en “remote first” en dónde está totalmente profesionalizado el trabajo remoto y la gestión de personas a distancia.

El trabajo remoto es trabajo por resultados, en donde la colaboración, la transparencia y la confianza hacia las personas es clave.  

La filosofía ágil también promueve el empoderamiento de las personas para que trabajen con mayor autonomía como vimos anteriormente.

Los puntos de encuentro son muchos y están alineados con el trabajo remoto. 

En este sentido recomiendo que las áreas de capital humano, de recursos humanos no solo conozcan la metodología, sino que la sepan utilizar y la ejecuten en la gestión organizacional siempre adaptadas -como vimos- a su propia cultura y tipo de industria. 

Los valores son el motor para organizaciones ágiles y remotas

Aquí es importante entender que la filosofía se basa en valores, y que no se trata implantar de un día para otro esa forma de pensar. Esto simplemente no funciona.

Debe haber un trabajo de gestión estratégico detrás para acompañar este cambio cultural.  

Y en cuanto a los marcos de trabajo ágiles como Scrum y Kanban no deben interpretarse de forma literal. Recuerden que estas metodologías fueron creadas con el objetivo de desarrollar software, no personas. 

Si bien tienen elementos que adaptados funcionan de forma poderosa en los equipos de otras áreas. 

Han aparecido otras corrientes agiles que hablan de las personas, pero lo importante es tener en cuenta los valores y filosofía. Todos hablan de elementos muy similares. Por lo cual, si se centran en cuidar a las personas y en darles el empowerment tendrán mejores oportunidades de realmente ser una empresa ágil.

Cada compañía deberá entender en qué nivel de madurez se encuentra para realizar una implementación que sea realizable y sostenible. 

Es por eso que en mis consultorías y capacitaciones acompaño a las empresas para que puedan adoptar estas prácticas de forma efectiva de acuerdo al nivel que tienen en sus prácticas, su cultura y su negocio.

Es clave que quienes conducen las empresas den el primer paso en este cambio, con entrenamientos y metodologías para ellos mismos y para que las personas trabajen de forma ágil y flexible. Enfocándose en el cliente final y en el cliente interno para lograr esta generación constante de valor y de mejora continua.

Las personas primero

Deben tener en cuenta y no perder de vista que trabajan con personas. Aquí nuestro rol como profesionales de capital humano y la de quienes lideran equipos es suplir y abordar todos los matices que surgen en las relaciones humanas de trabajo. En donde prime la empatía, la comunicación asertiva y una humanidad genuina.

En los ámbitos ágiles y remotos muchas situaciones que van a suceder no estarán en una metodología ni en un manual. De ahí que deban tener capacidades humanas y don de gentes como base para abordar los temas a nivel humano que surgirán, como es normal en todo tiempo de compañías.

Todo esto no necesita de marcos de trabajo sino personas más humanas, que puedan discernir cuándo un marco de trabajo o inclusive un mindset no brinde la respuesta exacta.

Aquí entra en juego la capacidad de relacionamiento centrada en la comunicación asertiva, en los lazos, en los vínculos.

En muchas ocasiones estas relaciones de calidad son las que destraban problemas y permiten solucionar conflictos. Y cuando hablamos de trabajo remoto se vuelve primordial trabajar las relaciones de calidad con los equipos.

Todo esto también se entrena y se trabaja. 

Una excelente opción es el coaching de fortalezas de Gallup del cual les hable en este artículo, además de los entrenamientos para en liderazgo digital.

Buscar una receta que salve una organización no es una solución real, porque no hay una organización igual a otra.

Quienes deben llevar a la práctica el trabajo distribuido y ágil son personas con culturas y habilidades diferentes. De ahí la importancia del trabajo personalizado. 

Consejos para llevar adelante las prácticas remotas en empresas ágiles

Cada vez que conozcan una nueva metodología trabajen sus componentes de forma crítica, involucren a las personas de sus equipos y tomen decisiones consistentes con los valores del trabajo remoto. 

Este consejo los va a ayudar en cualquier tipo de estrategia que quieran llevar adelante en sus organizaciones. 

Como vimos, trabajar remoto es sinónimo de trabajo flexible, de trabajo ágil, de trabajo por resultados y la agilidad como filosofía hoy es un pilar que apoya fuertemente a las empresas para el cambio cultural y de prácticas que es necesario para trabajar a distancia. 

Cerramos repasando las claves de la agilidad para trabajarlas en entornos remotos:

  • Lo primero que deben trabajar es el mindset ágil para desarrollar una cultura basada en la agilidad.
  • Existen muchas metodologías ágiles que han surgido, muchas son complementarias y se pueden combinar.
  • Para trabajar remoto esta filosofía se alinea con el trabajo colaborativo, con el empoderamiento de las personas y con su autonomía. Lo cual es clave para el trabajo multicultural.
  • La agilidad también apoya la cultura del aprendizaje permanente y es positiva para que los equipos distribuidos aprendan unos de los otros.
  • No hay recetas perfectas, debe prevalecer el lado más humano en el liderazgo para resolver situaciones que saldrán por fuera de estos marcos de trabajo y hasta del mindset.
  • Es fundamental el entrenamiento de los directivos y de los colaboradores para adaptar su negocio y su cultura a estas prácticas y filosofía de trabajo flexible con el fin de trabajar con bienestar y agilidad en entornos remotos. 
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