Trabajo remoto & videoconferencias

Claves para utilizar de forma efectiva las videoconferencias en los equipos remotos
By GABRIELA ORMEÑO GUZMÁN

By GABRIELA ORMEÑO GUZMÁN

Trabajo remoto & videoconferencias

Las videoconferencias son una herramienta increíble para cohesionar a los equipos remotos y tener reuniones online. Vamos a revisar cuestiones vinculadas a la seguridad y a mejores prácticas para gestionar las reuniones virtuales con profesionalismo y calidad.

Como toda herramienta, tiene sus reglas y forma adecuada de utilizarla, para que pueda sacar la mejor productividad del equipo en el teletrabajo.

En relación a las conferencias online, estamos viviendo una explosión del formato webinar.

Es entendible, porque no hay otra forma de asistir a eventos en la cuarentena. Pero, aquí se ha suscitado un inconveniente, ya que se han reportado casos en donde extraños ingresan a la sala de reunión y comparten información indeseada. Este tipo de ataques se conocen como “zoom-bombing”, en alusión a la herramienta Zoom en donde se filtraron estas intromisiones.

Recientemente se ha puesto en jaque a Zoom por tener vulnerabilidades en su sistema que estarían permitiendo la recolección de datos privado por la falta de cifrado de extremo a extremo. Esta herramienta es utilizada a nivel global por millones de personas y la empresa ha informado que se encuentra trabajando en estos temas de seguridad para cerrar este gap.

Recomendaciones para realizar las videoconferencias

Como primer consejo, a quienes realizan estas actividades en empresas, es cuidar la seguridad informática, aquí les comparto claves al respecto:

  • Les recomiendo que revisen si hay actualizaciones para mantener la aplicación con las ultimas mejoras en materia de seguridad. Si es necesario, háganlo manualmente y periódicamente. 
  • Coloque una contraseña para que sólo las personas invitadas puedan ingresar. Se debe poder acceder de forma segura evitando que se “cuelen” personas ajenas a la reunión online.
  • Las personas que gestionan la reunión online no deben permitir que se comparta pantalla sin autorización.
  • Pueden dejar en sala de espera a las personas y validar quienes son, apóyese en un coadministrador para monitorear quien ingresa.
  • Si observa algún mal comportamiento lo mejor es bloquear de la sala virtual a esta persona.

Zoom es una buena plataforma y es muy estable. De hecho, la utilizo bastante y nunca se me ha caído una sesión, por lo cual es robusta para comunicarse en videoconferencias. No por eso, es menos importante que solucione la seguridad.

  • Otra recomendación para el host, es decir el anfitrión, es crear una ID aleatoria para mejorar el nivel de seguridad. 

Cabe aclarar, que esto vale para cualquier herramienta, puede haber otras que tengan estos problemas y no lo sepamos. Por ende, estos consejos debería replicarlos en todas sus aplicaciones.

  • Si mantiene reuniones donde expone información sensible revise con su área de sistemas el nivel de seguridad, ya que ellos son los expertos y podrá quedarse más tranquilo en cuanto a temas de seguridad informática.

A nivel de los participantes, ya sean trabajadores remotos en reuniones virtuales o invitados en un webinar, recomiendo:

  • Ser puntuales. Hoy el tráfico no es un inconveniente. Si no tiene que viajar no tiene un justificativo para llegar tarde. Además, es una forma de demostrar el respeto a los compañeros. 
  • Participar, si es una herramienta colaborativa, y por eso es interesante que se interactué. Pida la palabra, esto enriquece la misma y es un fin de la herramienta.

No abusar, he pasado muchas horas en reuniones en oficinas que podrían haberse hecho más cortas, o simplemente eliminado.

La reunionitis ahora se puede curar.

  • Entonces en la reunión online sea concreto para cuidar el tiempo de todos. Recuerde que el nivel de atención va a decaer y también la concentración al prolongar una videoconferencia en exceso.
  • Informe previamente el motivo y objetivo, de esta forma las personas pueden prepararse para la reunión.

Estas buenas prácticas aseguran que los colaboradores puedan aportar y preguntar activamente en la reunión virtual.

  • Utilice el mute, es decir si están hablando los compañeros, mantener silenciado el sonido es otra forma de respeto. 
  • En el caso de personas que no viven solas es una obligación, ya que el ruido afecta la calidad de la reunión.
  • Existen micrófonos de cancelación de ruido, muy útiles para estos casos y para evitar ruidos molestos de cualquier tipo.

Por lo tanto, como toda herramienta, utilicémosla en las organizaciones profesionalmente y teniendo en cuenta estas claves.

En relación a la experiencia del colaborador, siempre con buenas prácticas se puede mejorar la forma en la cual nos relacionamos. 

  • El moderador de la reunión debe tener el control y estar capacitado para gestionarla correctamente, dejando que las personas participen.
  • Una reunión sin participación es un monólogo, entonces si es una reunión informativa está bien, pero si es una reunión de trabajo debe primar la participación.

Implementando trabajo remoto, he visto que las herramientas son excelentes bien utilizadas, y manteniendo reglas básicas.

Asimismo, administradas por personas que la conocen potencian a los equipos.

Hoy, por sobre todas las cosas, son parte de la era digital.

Un último consejo para las empresas: es incrementar el ancho de banda, ya que las personas necesitan poder utilizar la herramienta para trabajar, para empatizar en su día a día entre compañeros.

Si no lo hacemos se estará dando un discurso confuso al promover una herramienta y no poder soportar el uso de la misma en la organización.

Espero que haya sido de utilidad esta información y que implementes estas buenas prácticas en tu día a día, con tus equipos remotos.

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