Herramientas para trabajar remoto

El trabajo a distancia es una modalidad de trabajo que tiene en su esencia el uso de las TIC es decir tecnología de la información y comunicaciones. Esto significa que es condición el uso de las herramientas tecnológicas para trabajar remoto.

Iremos revisando diversas opciones para trabajar a distancia en donde lo más importante será entender el para qué de la herramienta. 

Existen muchas aplicaciones para trabajar remoto, tantas que son abrumadoras y nos encontramos en un océano rojo de herramientas. Lo cual es positivo ya que existe mucha competencia y lo negativo es que al haber tanta abundancia se hace complicado elegirlas. 

Por ello, recomiendo que se apoyen en el artículo Cómo elegir las herramientas para trabajar remoto  donde vas a poder tener en cuenta qué es lo que debes analizar en una herramienta antes de adquirirla.

A continuación, veremos diversas opciones para el trabajo remoto en las organizaciones. 

Aclaraciones de rigor

Previo es importante tener en cuenta que las herramientas colaborativas se definen a nivel organizacional y que cuando se trabaja en forma distribuida estas deben ser compartidas por los demás integrantes del equipo. 

Es decir, que debe existir una cultura corporativa que soporte estas herramientas y las mantenga, con un soporte técnico detrás en caso de fallos. 

Además, y como menciono frecuentemente siempre hay que recordar que:

La tecnología debe estar al servicio del ser humano y no al revés.

Elegí algunas aplicaciones para que tengan presente y luego puedan profundizar en ellas o en otras similares. 

Herramientas para trabajo colaborativo

Tenemos la herramienta Teams de Microsoft. que posee muchas alternativas. Su versión gratuita -que tiene ciertas limitaciones- es útil para conocer su funcionamiento. Se encuentra integrada con la suite de Microsoft por lo que se puede acceder y colaborar en Word, Excel o PowerPoint.

Posee funcionalidades para videoconferencias y llamadas.

Está diseñada para ser una opción global para las empresas y tiene integraciones con decenas de aplicaciones.

Accede aquí a Microsoft Teams

Asana es otra herramienta que permite gestionar las tareas del equipo, sus deadlines por proyectos y posee diversas maneras de ver las tareas, ya sea en forma de tablero o lista.

Accede aquí a Asana

Trello es otra aplicación donde también se puede ordenar de forma visual la gestión de las tareas y es muy popular en la actualidad. Utiliza tableros tipo Kanban para la gestión del flujo de trabajo. Es sencilla de utilizar.

Accede aquí a Trello

Otra opción es Monday. La herramienta permite organizar el flujo del trabajo colaborativo con visualización en tableros, lista de tareas, entre otras funcionalidades.

Accede aquí a Monday

Herramientas para Videoconferencias

Con respecto a las videoconferencias existen muchas opciones.

Zoom es una herramienta muy estable para tener conferencias.

Teams también posee la función para videoconferencias integrada.

Por lo que, se debe analizar en cada organización lo que ya poseen a la hora de elegir herramientas.

Zoom permite reuniones de hasta 40 minutos y 100 personas en su versión gratuita e y tiempo ilimitado para videoconferencias uno a uno.

Skype es otra opción. Desde mi opinión personal no es muy estable. Pero permite tener videoconferencias con hasta 50 personas en su versión gratuita.

Otras herramientas para videoconferencias son GoToMeeting o GoTo Webinar para eventos más grandes.

Accede desde aquí a Zoom, Skype, GoToMeeting,  GoToWebinar, Microsoft Teams.

Herramientas para comunicación instantánea

Para comunicación instantánea encontramos a Slack, herramienta muy popular y práctica que permite ordenar las conversaciones en canales. Otra opción es Google Meet de la suite de google, o el chat de Teams. También Skype se utiliza para este tipo de comunicación.

Accede aquí a Slack,  Google Meet, Microsoft Teams, Skype.

Herramientas de calendario

Para ordenar la agenda y calls les recomiendo Doodle. La cual permite proponer horarios para acordar reuniones, se puede visualizar desde el calendario de Google, Microsoft Office 365 e iCat cuando seleccionan las horas.

Calendly es otra opción que permite  programar automatizar las reuniones y acordar de forma sencilla las citas y se pueden integrar con Google, Microsoft Teams y otras aplicaciones.

Teams en su versión corporativa también incorpora una agenda y calendario, al igual que la suite de Google con Google Calendar.

Accede a la herramienta Doodle,  Calendly, Microsoft Teams.

Herramientas para pizarras online

Para trabajar en pizarras online es importante tener en cuenta que se debe analizar la estabilidad de las herramientas y hacer pruebas. Ya que, a veces dependiendo de la cantidad de asistentes algunas aplicaciones web pueden ser muy lentas.

Una de las pizarras online es Miro la cual permite trabajar en un lienzo virtual e ir trasladando imágenes y moviendo información en tiempo real de forma colaborativa.

Mural es otra opción con una pizarra digital en donde se puede trabajar colaborativamente.

Whiteboard es otra aplicación que pueden usar como pizarra digital

Accede a las herramientas aquí: Miro,  Mural,  Whiteboard.

Suite de Google – Google Workspace y repositorios.

Una mención especial tiene la Suite de Google, aquí también se puede a trabajar con herramientas gratuitas para y utilizar Google Drive como repositorio de documentos. Trabajar con documentos de Google Docs, Google Sheets para hojas de cálculo y Gmail para correo electrónico. Google calendar para agendar eventos, Keep notes para notas rápidas y muchas opciones más.

Por lo cual si eres una empresa aquí también encontrarás una opción con herramientas de trabajo integradas para trabajar en su versión corporativa, ahora llamada Google Workspace.

Otras opciones para guardar documentos son Dropbox. Incluso Microsoft posee Onedrive que es su repositorio de documentos.

Accede a la herramienta Google Workspace, Dropbox,  One Drive.

Múltiples posibilidades

Como verán existen muchas posibilidades para trabajar colaborativamente. Estas herramientas representan una fracción de lo que hoy encuentran en el mercado.

Por eso mismo, recuerden que deben seleccionar las herramientas en función de su empresa estructura y necesidades concretas y reales.

En relación a los costos, hay herramientas que tienen una versión gratuita, otras una prueba gratis de por ejemplo 14 o 30 días y otras son pagas directamente.

Deberán considerar que gestionar una organización remota implica invertir en tecnología y tener presente que las versiones gratuitas sirven a los efectos de probar las herramientas.

Pero es muy probable que deban utilizar herramientas de pago para trabajar profesionalmente en sus empresas. Recuerden leer luego  este artículo  donde podrán encontrar claves útiles.   

Repasamos algunos de las claves que hemos visto

Cada día aparecen más herramientas, algunas se ponen de moda, algunas mejoran, más otras quedan desactualizadas. Por ende, siempre se deberá tener en cuenta al usuario final. Es decir los colaboradores que usarán las herramientas, además del costo, el soporte, la calidad y el respaldo de la aplicación a la hora de su selección.

Las características que mencioné irán variando y cambiando, ya que la tecnología, funcionalidades y capacidades de las herramientas evolucionan  muy rápido en la era digital.

Recuerden que la tecnología debe estar al servicio del ser humano y no al revés, piensen en el usuario final al elegir una herramienta para trabajar en una organización.

Síntesis de las aplicaciones

• Herramientas para gestionar tareas: Microsoft Teams, Asana, Trello, Monday. 
• Videoconferencias :Zoom, Teams, Skype, GoToWebinar, GoToMeeting
• Mensajería instantánea: Slack, el chat de Teams, Google Meet, Skype. 
• Calendarios y agendas: Google calendar, la versión del calendario de Teams, para organizar reuniones también Doodle y Calendly son útiles.
• Pizarras colaborativas: Miro, Mural, y Whiteboard.
• Suite de Google. ahora llamada Google Workspace que posee integradas varias aplicaciones. 
• Herramientas para guardar documentos online: Google drive, Dropbox y Onedrive. 

Si bien esta síntesis es sólo una muestra de lo que hoy se ofrece en el mercado. No todas las herramientas son necesarias para todas las organizaciones. Con pocas herramientas se puede trabajar remoto muy bien. 

Considere siempre la versión de pago para que pueda utilizar el soporte y las funcionalidades que necesita.

Tenga presente que las herramientas tecnológicas son una base necesaria pero no suficiente para que una empresa funcione.

Eso quiere decir que, si los colaboradores y líderes no poseen sus habilidades desarrolladas para el trabajo colaborativo no habrá herramienta colaborativa que pueda resolverlo.

Por ello siempre concéntrese en brindarles a sus colaboradores las herramientas tecnológicas acompañadas de entrenamientos para poder operar de forma ágil e integrada en entornos remotos tanto a su management como a sus equipos remotos. 

• Para dejarme un comentario o proponer temas para el Blog, suscríbete a mi lista en el botón a continuación. 
• Eres líder y quieres descubrir tus talentos naturales para convertirlos en fortalezas? conoce aquí la propuesta de coaching basado en fortalezas. 
• Para formarte como líder digital y liderar equipos remotos de alto rendimiento ingresa en el Training online para líderes en trabajo remoto.